È importante capire come gli elementi della Libreria e le relative informazioni vengono archiviati.

Ogni elemento presente nella Libreria – ogni clip, audio, transizione, ecc. – corrisponde a un file memorizzato in qualche posizione del computer. La Libreria non "possiede" questi file e non li modifica mai, salvo nel caso in cui questo venga richiesto espressamente. Anzi, essa tiene traccia del loro nome, della posizione e delle proprietà in un database interno. Le informazioni archiviate includono anche i tag e le classificazioni con le quali sono stati annotati particolari elementi.

I file che formano il database della Libreria sono memorizzati in una cartella in Microsoft Windows, alla quale possono accedere un singolo utente o più utenti con diritti di accesso condivisi. Se Pinnacle Studio è installato su un computer al quale accedono più utenti con accesso individuale, è possibile creare una Libreria per ciascun utente.

Le operazioni quali aggiunta, eliminazione e cambiamento di nome di un elemento della Libreria sono operazioni di database, che non comportano modifiche al file multimediale sottostante. Quando si decide di eliminare un elemento dalla Libreria, un'opzione presente sulla finestra di conferma dell'eliminazione offre la possibilità di eliminare anche il file vero e proprio; tale opzione è tuttavia disattivata per impostazione predefinita; se si desidera effettuare questa operazione, è necessario richiederla espressamente.

Allo stesso modo, quando si elimina o si sposta un file multimediale in Gestione risorse di Windows o in un'altra applicazione esterna a Pinnacle Studio, il record del database corrispondente a quel file continua ad esistere. Ma, dal momento che la Libreria non può più accedere al file, all'elenco dei file viene aggiunta un'icona indicante errore. Se il file esiste tuttora, ma è semplicemente stato spostato in un'altra cartella o su un'altra periferica, è facile ricollegarlo alla Libreria. In tal caso fare doppio clic sull'elemento per visualizzare una finestra standard Apri file in cui individuare dove si trova il file.

Per inciso, per controllare se ci sono media mancanti da qualche parte nella Libreria, osservare la sottosezione speciale Tutti i media >File multimediali mancanti della struttura ad albero degli elementi multimediali.

La categoria Libreria multimediale si apre solo se si attivano le cartelle di controllo o se la versione attuale di Pinnacle Studio rileva una libreria precedente (vedere Cartelle di controllo). Nella maggior parte dei casi, i Bin di progetto possono essere utilizzati al posto della sezione Libreria multimediale.

La sezione Libreria multimediale comprende i file multimediali standard presenti nel sistema, distribuiti in sottosezioni chiamate Foto, Video e Audio. Sono riconosciuti molti tipi di file standard. La finalità della quarta sottosezione chiamata, Media mancanti è descritta più avanti.

La modifica di un progetto video comporta il coordinamento dei vari elementi multimediali e degli altri elementi disponibili. Man mano che si procede, ci si troverà spesso a cercare ripetutamente in varie sezioni della Libreria che riguardano il progetto. Naturalmente, di tanto in tanto si cambieranno anche le opzioni di visualizzazione e i filtri, in base al materiale su cui si sta lavorando.

Come in un web browser, che offre varie schede per passare facilmente da un sito web aperto a un altro, anche la Libreria consente di creare e configurare le schede man mano che si lavora. Le schede offrono accesso diretto alle varie posizioni in cui si sta attualmente lavorando.

Per impostare la posizione della scheda corrente, fare clic su un nome nella struttura ad albero degli elementi multimediali. I cambiamenti apportati alle opzioni di visualizzazione e ai filtri mentre una scheda è attiva vengono mantenuti anche tra un accesso e l'altro.